身份证上的岁数已到退休年龄了,但是档案上的岁数却不到退休年龄,发生劳动纠纷后,该如何处理?

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作为负责退休管理工作的HR,在办理退休过程中,经常会遇到身份证上的年龄与人事档案年龄不一致的问题。处理妥当,皆大欢喜;处理不妥,将会直接影响退休待遇。如果因为企业造成的档案年龄与实际年龄不符,解决不好,还有可能引发劳动纠纷。下面结合办理退休的经历,提供相应的解决方案,希望能够对大家有所帮助!

一、造成身份证年龄与人事档案年龄不一致的原因,主要有哪些?

(一)个人原因

1.阴历阳历混淆。有些家庭在为子女办理户籍登记或者身份证的时候,按照阴历日期进行登记的,而根据我国《户籍管理办法》规定:我国公民的户籍资料和身份证件都必须使用公元日期。所以,无论你在申领身份证或者户籍登记时,使用的是阴历还是阳历,官方一律按阳历认定。

2.个人笔误。个人在填写人事档案材料的时候,将出生时间填错了。

(二)企业原因

1.企业有同名同姓的人,档案管理人员张冠李戴。有些人的名字,比较受欢迎,重名率比较高。比如:张伟、王伟、李明、李红等等。因此,导致企业档案管理人员,在整理档案的时候,很容易将材料装错。

2.企业档案管理人员工作不认真。有的企业档案管理人员工作马马虎虎,对人事档案不重视,将员工的档案胡乱填写。

(三)其他原因

知青或者参军时,登记的出生时间有误;办理身份证时公安部门登记错误。

二、当遇到身份证年龄与人事档案年龄不一致的问题,该如何解决?

首先,我们要掌握一个原则:对职工出生时间的认定,主要采取身份证和档案相结合的办法。当身份证和档案不一致的,以档案中最先记载的出生时间为准。

文件依据:《劳动和社会保障部关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》(劳社部发[1999]8号)。

遇到类似问题,一般都是从人事档案入手。常见的解决方式一般可分为以下3种:

1.查找个人的人事档案,找个人认识档案中最早形成的,关于出生时间记载的原始材料,切记找最早的,其他的可以忽略不计。

重点查:《入团登记表》、《入学登记表》、《毕业生登记表》、《招工登记表》等等。如果曾经有过知青的经历,可查《上山下乡知识青年登记表》、《知青返程登记表》;如果当过兵,可查《入伍登记表》、《退伍登记表》。

2.查找家人的人事档案,寻找与自己出生时间有关的线索。切记找关联,通过家人的出生时间,推导出个人的出生时间。

案例:个人身份证记载的出生时间为1970年3月1日,个人的人事档案中最早关于出生时间的记载材料来源于《入团登记表》(该材料的形成时间为1985年6月1日),上面记载的出生时间为1971年3月1日。个人档案记载的出生时间晚于身份证上的时间,怎么办?

你可以查自己父母、兄弟姐们的人事档案。重点查《家庭成员登记表》。如果在父亲的人事档案中,找到一份《家庭成员登记表》(该材料的形成时间为1975年6月1日),上面记载你的出生时间为1970年3月1日。因为你父亲档案中的《家庭成员登记表》的形成时间早于你的档案中《入团登记表》的形成时间,所以可将你父亲档案中记载的关于你的出生时间(1970年3月1日)作为认定依据,复印一份《家庭成员登记表》放入你的人事档案,然后办理退休。

3.如果是因为企业原因导致档案材料记载错误,可以要求企业协助办理,或者给予个人相应补偿。根据《辽宁省企业职工档案管理暂行规定补充意见》的通知(辽档发[2005]9号): 因企业无法补建档案,而影响职工不能按规定享受社会保障待遇的,应由职工所在企业或上级主管部门解决和落实相关待遇。

注意:一般来说,关于身份证上的出生时间与档案不一致的问题,除非企业有严重过错,且个人能够提供充分依据予以证明,否则劳动仲裁部门不会轻易受理。建议还是通过协商的方式解决问题,比较妥当,这样对企业和员工本人都会有利一些。

写在最后:

很多人年轻时,低估了人事档案的重要性,认为它可有可无。到了退休时,遇到问题了,才后悔莫及。所以在这里提醒大家,千万不要小瞧了人事档案,也许一份不起眼的原始材料,就会直接影响你是否能够退休。也许少了一份材料,你会损失一定金额的养老金。

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